Na atualidade, as mudanças são cada vez mais velozes no mundo do trabalho e o papel da Secretária está se tornando a cada instante uma alavanca de impulsão para tais mudanças.
O cultivo da independência intelectual, o gerenciamento da autonomia administrativa que recebe a cada dia e a responsabilidade rumo à qualidade em serviços são os indicadores do novo perfil e papel da secretária no ambiente organizacional.
O momento é para exercitar a autonomia interna, assumir papéis antes negados, tirar a poeira da vida acomodada e sem desafios. É hora de encontrar atalhos nos caminhos que têm que ser percorridos quando encontrar obstáculos. Desculpas e reclamações já não têm mais espaço na transparência das atitudes da nova profissional.
Aquela Secretária que esperava pacientemente o reconhecimento do seu chefe pelo capricho de suas correspondências e pelo seu exemplar desempenho ao telefone, já não faz parte da realidade da profissão. É a autonomia, a intuição, a criatividade e a proatividade que formarão o círculo da excelência na sua atividade profissional.
A autonomia traz consigo uma responsabilidade muito maior, mas, traz também muitas oportunidades de dar soluções inovadoras às questões.
A intuição tão questionada, tão subestimada, agora é a fonte das decisões dos dirigentes modernos e a Secretária poderá contribuir para potencializar esta competência no ambiente de trabalho.
Percebe-se cada vez mais a necessidade das tomadas de decisão baseadas na intuição – um aprendizado que merece todo o cuidado e a atenção da Secretária, pois, a sua atividade profissional deve ser pautada não somente na racionalidade. Além disto, o desenvolvimento da intuição oferece condições para uma prática de trabalho mais criativa.
Com relação à criatividade, é tempo de exercitar o desapego a atitudes anacrônicas. Neste momento, a Secretária precisa ter cada vez mais visão de futuro e suficiente conhecimento de si mesma para saber seus limites e trará, de sua essência, toda a coerência e sensatez necessárias para alçar novos vôo em direção à inovação.
Quanto à proatividade, sempre é demandada nos ambientes de trabalho, principalmente, devido aos efeitos das novas realidades no mundo do trabalho. Para isto, será necessário perceber que será preciso mais do que conhecer simplesmente a sua rotina. Será preciso desenvolver um perfil multifuncional, terá que conhecer mais de todos os assuntos, para dar suporte à sua trajetória profissional.
Para deixar fluir a proatividade será preciso desapegar-se de velhas atitudes. Será preciso olhar os próprios valores, verificar como anda a confiança em si mesma, pois, sem esta confiança, não será capaz de agir adequadamente.
É o momento da Secretária ter a determinação necessária para agir, definir claramente suas metas e experimentar atitudes mais ousadas que vinham silenciosamente pulsando em cada trabalho que era feito e que toma agora as dimensões merecidas.
Para isto, será imprescindível que exista por parte da Secretária a vontade de mudar. É a vontade que vai dar sustentação a este novo perfil.
Com todo o entendimento do novo papel e perfil, é importante ressaltar a necessidade da Secretária buscar o seu novo espaço dentro das empresas. A busca é fundamental, pois, muitas vezes é no processo de busca que as mudanças ocorrem.
Para a Secretária do terceiro milênio, a ordem é inovar. Determinação e inovação darão continuidade às realizações pessoais e profissionais, e desta forma será permitido potencializar seu modo eficaz de agir.
Uma das formas de potencializar sua melhor atuação pessoal e profissional neste novo contexto é ter a consciência de que a atividade da Secretária numa organização implicará na Qualidade em Serviços, uma vez que a Secretária constitui-se num elo de ligação com os clientes internos e externos.
O conceito de qualidade constitui-se na busca permanente da excelência em tudo o que fazemos, em todos os setores da organização.
A premissa básica da Qualidade em Serviços é que mesmo que os processos de trabalho sejam adequados, para que produzam bom resultado é preciso que as pessoas se dediquem a operá-los e melhorá-los.
Em suma, a participação efetiva da Secretária na qualidade em serviços de uma empresa poderá ser percebida através de um trabalho competente e participativo, onde os seguintes princípios precisam ser atendidos: ser multifuncional, ser eficiente e eficaz; ter visão do mercado; ter controle emocional ; atuar em parceria com o líder e ser comprometida com a satisfação dos clientes internos e externos.