A organização pessoal é uma competência imprescindível para o gerenciamento eficaz do tempo e para a produtividade e qualidade no ambiente de trabalho.
Jacqueline Cerqueira
Existem pessoas que são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas. Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética, usam pastas eletrônicas, as suas caixas de e-mails são verificadas com regularidade, determinando horários diários para a consulta e para as respostas acontecerem em tempo hábil, os horários das reuniões são respeitados, são pontuais e o mais impressionante, estão sempre serenas – pelo menos não será a bagunça que vai fazê-las perder o controle emocional.
A falta de organização prejudica demais a produtividade, pois, gera dispersão, acúmulo de trabalho e adiamento tarefas.Tudo isso contribui para prejudicar a realização das atividades profissionais.
Quando somos organizados, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Além do mais, o trabalho torna-se mais produtivo.
Quantas vezes você já precisou de um número de telefone importante e não se lembrou onde está registrado? Já demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu gerente a ponto de gerar impaciência? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador por não lembrar em qual pasta arquivou e até o nome do mesmo? Já irritou-se por não conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente a sua mesa?
Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.
Algumas dicas simples e práticas poderão ser úteis para eliminar a desorganização e gerar mais produtividade no dia-a-dia.
Em primeiro lugar, vale começar arrumando a mesa e as gavetas.
Algumas pessoas têm medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades.
Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus assuntos por categoria de importância, sendo ação imediata aqueles que precisam ser solucionados hoje. Ação posterior, os assuntos que devem ser resolvidos em uma semana e nenhuma ação para papéis ou assuntos a serem arquivados ou a serem descartados.
Organize também o seu local de trabalho, lembrando que administrar de forma eficaz o local de trabalho não significa necessariamente, torná-lo livre da papelada, mas, de fato, torná-lo prático e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.
Muita atenção para as anotações, evitando ou eliminando os pequenos papéis, reduzindo as chances de dispersão ou extravio da informação. Se a sua agenda não possui um espaço para registros diários, mantenha um bloco ou caderno para suas anotações cotidianas.
Outro cuidado fundamental, será para o fluxo de informações ou papéis, selecionando e organizando aqueles que estão em andamento e esvaziando as caixas pelo menos uma vez por semana.
Com relação à correspondência, determine um horário, diariamente, para verificar a correspondência, perguntando-se qual a providência a ser tomada. Se não há nenhuma, faça o descarte, desta forma, evita-se a perda de tempo em manusear repetidas vezes.
Quanto ao gerenciamento de tarefas, faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão.
Para planejar melhor o dia, será necessário dedicar pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para organizar o novo dia de trabalho.
Planejamento também para o agendamento das atividades. Utilizar uma agenda física ou eletrônica, será um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias.
A organização pessoal é uma competência imprescindível para o gerenciamento eficaz do tempo e para a produtividade e qualidade no ambiente de trabalho.
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