“ Acordei cedo hoje. Pulei da cama às seis da manhã, dei uma bela caminhada até a janela e voltei para a cama às 06:05.
Depois, fui ao banheiro e fiquei dez minutos debaixo do chuveiro frio.
Amanhã pretendo abrir a água.”
Henry Youngman
Sempre recebo muitas mensagens de pessoas querendo orientações sobre gestão eficaz do tempo.
Muitas das questões levantadas são sobre condicionamentos, determinação de prioridades e métodos para alcançar melhor produtividade no ambiente de trabalho.
Sempre que posso, respondo-as, mas, sinceramente, o volume de mensagem tem sido muito grande.
Por isso, resolvi fazer algumas postagens sobre este tema.
A compreensão sobre a importância do tempo, leva-nos a descobrir a necessidade de mudança de atitudes e comportamentos visando compatibilizar a vida profissional com o convívio familiar, social e cultural.
O tempo é inelástico, irreversível. Seja qual for a demanda, a quantidade à nossa disposição é fixa. E se não for usado tornar-se- à inexoravelmente perdido.
O tempo tem várias dimensões. Existe a dimensão externa, que é a material, do relógio, do calendário. Existe o tempo na dimensão interna, por exemplo, os cinco minutos que se arrastam quando o passamos num engarrafamento de trânsito, mais ainda se temos compromisso marcado.
Enfim, para a percepção subjetiva o tempo pode se contrair ou se expandir, conforme nosso estado de espírito ou a nossa agenda.
Enquanto o tempo do relógio é linear e está fora de nós, esse outro tempo está dentro de nós e depende da nossa atitude.
Algumas vezes “ não ter tempo” pode caracterizar escravidão a condicionamentos, a programas mentais. Podemos liberar-nos disso sem deixar de cumprir nossas tarefas.
Pesquisa recente da Microsoft mostra que muito do tempo gasto nas organizações é com tarefas que não dão resultados nenhum. Os brasileiros se dizem produtivos em apenas 6 em cada dez horas trabalhadas. Apontam as reuniões sem foco e “apagar incêndio” como relevantes desperdiçadores de tempo.
| Inimigo invisível | Brasil | EUA | Europa | Média |
| Apagar incêndio/resolver problemas com crise | 42 | 28 | 23 | 23 |
| Conversas paralelas | 39 | 18 | 25 | 25 |
| Falta de comunicação | 37 | 39 | 31 | 32 |
| Falta de planejamento | 35 | 31 | 28 | 28 |
| Telefonemas inúteis | 35 | 23 | 27 | 26 |
Fonte: Microsoft
Peter Drucker, um dos maiores especialistas internacionais em administração de empresas, aponta-nos cinco passos importantes para o planejamento:
- Fixar objetivos: definir o que e quando necessita alcançar
- Definir a prioridade dos objetivos: o segredo está mais na clareza quanto às prioridades que no planejamento em si
- Identificar os recursos necessários ao objetivo (material, pessoal)
- Executar o plano de ação
- Manutenção e controle: acompanhamento sistemático da eficiência dos procedimentos
Segundo o consultor americano, o importante é evitarmos ser escravos do tempo e fazer com que ele seja um instrumento a nosso favor.
A administração eficaz do tempo se reflete nos resultados, na sobrevivência e competitividade da organização.
Fazer mais e melhor em menor tempo significa expansão dos negócios.
Na próxima edição, apresentarei uma continuação deste tema e também um Questionário sobre Gestão Eficaz do Tempo. Você poderá realizar o teste e identificar como está o seu gerenciamento do tempo.